Dags att e-arkivera!

Sedan SKL Kommentus ramavtal för e-arkiv började gälla i november 2013 har det bara två avrop skett. Många undrar varför? Nu ser vi dock ett stort antal avrop som är på gång…

Förberedelserna för e-arkivupphandlingarna har helt enkelt tagit längre tid än beräknat. Det krävs en bred förankring i kommunens organisation och framför allt en prioritering från ledningen. Många kommuner har sett e-arkiv som ett lämpligt samverkansområde och därför börjat med formerna för samverkan. Ett exempel är Sydarkivera. Tio kommuner och Region Blekinge har bildat ett kommunalförbund, vilket givetvis tagit tid. På andra håll har man börjat med utbildningsinsatser inom området, vilket banar väg för lyckade införande som kommer inom kort.

E-arkivet, navet i den digitala förvaltningen!

Det vi kan se från dem som kommit längre med upphandling, avrop och införande är att e-arkiv fått en prioritet, ofta i ett e-program eller en e-strategi. Eftersom e-arkiv är en naturlig och nödvändig del i en effektiv digital informationshantering, så är detta lämpligt. Det saknas ofta planer för hur all information som inkommer, skapas, distribueras och lagras digitalt i en kommun ska arkiveras på ett säkert sätt och dessutom enligt gällande lagar och förordningar.

Hur räknar man hem ett e-arkiv?

Det finns många poster i en hemtagningskalkyl för e-arkiv. En direkt besparing är att kunna stänga ner gamla verksamhetssystem som bara drivs för att man inte vet vad man ska göra med informationen i systemet. Det finns en mycket stor risk i detta eftersom hårdvaran kan vara gammal och underhållet av systemet bristfälligt. En vanlig fråga är ”vem har inloggningsuppgifterna?” Information kan helt enkelt gå förlorad. Andra poster i kalkylen är effektivare processer och bättre medborgarservice. Genom att lagra i ett e-arkiv och ge tillgång till extern sökning, kan medborgarna själva söka och hitta informationen de söker. Man kan även fundera på alternativet- hur ska man arkivera all digital information utan e-arkiv? Skriva ut på papper och arkivera??

Hur kommer man i mål?

Om man nu inte kommit så långt, hur kommer man igång? Många börjar med en förstudie. Fördelen med kommuner är att de i grunden till stor del har samma verksamhet, även om förutsättningar skiljer lite. Både SKL och SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) har publicerat redan gjorda förstudier. Läs och dra nytta av dessa. SKL har publicerat ”Checklista – att tänka på vid införande av e-Arkiv”. I den finns några enkla steg för från beslut till projektavslut. Förstudiefasen kan därmed förkortas utan av kvaliteten blir lidande. En del i förstudien är att föreslå en budget för e-arkiv. Även här kan tidigare förstudier ge vägledning, men även redan avropade eller införda e-arkiv.

För att öka kompetensen finns det ju en rad konferenser med bra seminarier och erfarenhetsutbyte. Besök även någon kommun eller myndighet som redan infört e-arkiv. Vi har flera befintliga kunder som gärna delar med sig av sina erfarenheter!

Dags att ta första steget

Även en lång resa börjar med ett steg. Införande av ett e-arkiv är en lång process, men ger vinster och nyttor redan från start. Dessutom säkerställs att lagar och förordningar efterlevs, även för digital information.

Annonser

Är IT offentlig sektors kärnverksamhet?

Nej, det är det inte. Däremot är det oerhört viktigt för att använda som verktyg för att:
– effektivisera den egna verksamheten
– öka service till medborgare, företag och föreningar.

Regeringen lägger just nu stora resurser på e-utveckling i olika former, både för myndigheter, landsting och kommuner. Initiativen är många och inte alltid synkroniserade. Via e-delegationen, Digitaliseringskommissionen och Bredbandsforum går huvudvägarna ut till det offentliga Sverige för att öka digitaliseringen. Den digitala agendan för Sverige visar vägen på strategisk och övergripande nivå!

Det man dock kan fundera på är om offentlig sektor alltid är bäst på att själva driva ”basen” inom IT, d v s drift och kommunikation. Vid en jämförelse finner man att offentlig sektor utkontrakterat sin IT-drift i mindre omfattning än näringslivet.
Totalt spenderar offentlig sektor cirka 46,5 miljarder på IT av den totala marknaden på cirka 155 miljarder.

Outsourcingmarknaden uppgår till cirka 26 miljarder varav offentlig sektor står för cirka 3 miljarder .
Offentlig sektor står dock för 30% av totala IT-marknaden, varför de förmodligen är underrepresenterade inom outsourcing. Det finns således en potential för ökad outsourcing av IT.

Det man kan fundera på vilket som är bäst att outsourca – kärnverksamhet eller standardiserad stödverksamhet som IT?

Många har outsourcat drift av äldrevård, skolmat mm med stora kvalitetsbrister som följd. Det är svårt att kravställa tjänster, speciellt om resultatet kommer att betygsättas av tredje man i form av en brukare eller elev. Lagen om offentlig upphandling borde göra det enklare med gör det inte alltid. (Lägsta pris används alltför ofta om utvärderingskriterium. )

Kanske borde offentlig sektor i stället satsa på outsourcing av det som är beprövat på marknaden och noga beskrivet av andra – drift av IT, kommunikation, applikationsförvaltning etc !

Effekten blir att de får lägre kostnad, högre kvalitet och mer resurser till e-utveckling och (faktiskt) sin kärnverksamhet.