Dags att e-arkivera!

Sedan SKL Kommentus ramavtal för e-arkiv började gälla i november 2013 har det bara två avrop skett. Många undrar varför? Nu ser vi dock ett stort antal avrop som är på gång…

Förberedelserna för e-arkivupphandlingarna har helt enkelt tagit längre tid än beräknat. Det krävs en bred förankring i kommunens organisation och framför allt en prioritering från ledningen. Många kommuner har sett e-arkiv som ett lämpligt samverkansområde och därför börjat med formerna för samverkan. Ett exempel är Sydarkivera. Tio kommuner och Region Blekinge har bildat ett kommunalförbund, vilket givetvis tagit tid. På andra håll har man börjat med utbildningsinsatser inom området, vilket banar väg för lyckade införande som kommer inom kort.

E-arkivet, navet i den digitala förvaltningen!

Det vi kan se från dem som kommit längre med upphandling, avrop och införande är att e-arkiv fått en prioritet, ofta i ett e-program eller en e-strategi. Eftersom e-arkiv är en naturlig och nödvändig del i en effektiv digital informationshantering, så är detta lämpligt. Det saknas ofta planer för hur all information som inkommer, skapas, distribueras och lagras digitalt i en kommun ska arkiveras på ett säkert sätt och dessutom enligt gällande lagar och förordningar.

Hur räknar man hem ett e-arkiv?

Det finns många poster i en hemtagningskalkyl för e-arkiv. En direkt besparing är att kunna stänga ner gamla verksamhetssystem som bara drivs för att man inte vet vad man ska göra med informationen i systemet. Det finns en mycket stor risk i detta eftersom hårdvaran kan vara gammal och underhållet av systemet bristfälligt. En vanlig fråga är ”vem har inloggningsuppgifterna?” Information kan helt enkelt gå förlorad. Andra poster i kalkylen är effektivare processer och bättre medborgarservice. Genom att lagra i ett e-arkiv och ge tillgång till extern sökning, kan medborgarna själva söka och hitta informationen de söker. Man kan även fundera på alternativet- hur ska man arkivera all digital information utan e-arkiv? Skriva ut på papper och arkivera??

Hur kommer man i mål?

Om man nu inte kommit så långt, hur kommer man igång? Många börjar med en förstudie. Fördelen med kommuner är att de i grunden till stor del har samma verksamhet, även om förutsättningar skiljer lite. Både SKL och SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) har publicerat redan gjorda förstudier. Läs och dra nytta av dessa. SKL har publicerat ”Checklista – att tänka på vid införande av e-Arkiv”. I den finns några enkla steg för från beslut till projektavslut. Förstudiefasen kan därmed förkortas utan av kvaliteten blir lidande. En del i förstudien är att föreslå en budget för e-arkiv. Även här kan tidigare förstudier ge vägledning, men även redan avropade eller införda e-arkiv.

För att öka kompetensen finns det ju en rad konferenser med bra seminarier och erfarenhetsutbyte. Besök även någon kommun eller myndighet som redan infört e-arkiv. Vi har flera befintliga kunder som gärna delar med sig av sina erfarenheter!

Dags att ta första steget

Även en lång resa börjar med ett steg. Införande av ett e-arkiv är en lång process, men ger vinster och nyttor redan från start. Dessutom säkerställs att lagar och förordningar efterlevs, även för digital information.

Fem misstag – datorn i skolan

Jag hittade en intressant blogg som bland annat tar upp användande av datorer i skolan. I bloggen beskrivs fem misstag:
1) Teknik blir ett självändamål inte ett medel
2) Man ersätter lärare med teknik
3) Teknik används för ensamarbete istället för socialt arbete
4) Fokus på hårdvara snarare än på mjukvara
5) Teknik stödjer de som minst behöver det

I bloggen finns även lösningar på misstagen.

Läs mer på :
http://edwardochskolutvecklingen.blogspot.co.uk/2014/02/fem-losningar.html

Bloggat av Bertil Thunberg
http://www.evernet.se

Skolappar samlade

På skolappar.nu hittar man recensioner och länkar för med än 200 appar som kan användas i skolan. Det är både gratisappar och betalappar. Det är enkelt att söka på ämne, område, målgrupp mm.

Bland alla appar hittade jag en webbläsaren som klarar Flash på iOS: Puffin. Låter spännande!

En annan samling finner man på pappasappar.se
Det är en webb som recenserar appar för barn. I redaktionen finns flera föräldrar och pedagoger som skriver recensioner.

Kommunal e-utveckling — snabbare och effektivare i samverkan

Kommuner står inför stora utmaningar:
– allt mer resurser kommer att krävas för vård av en åldrande befolkning
– skolan kommer att kräva mer undervisning
– medborgarna kräver allt mer och snabbare information och service, helst via nätet och på sina egna villkor
– många kommunanställda kommer att gå i pension inom de närmaste åren. Man måste vara attraktiv som arbetsplats för att kunna anställda ”den kommande generationen”.

e-utveckling är ett bra verktyg för att effektivisera administrationen och ge bättre service till invånare, näringsliv och föreningar.

Tyvärr har inte alla kommuner resurser eller kompetens för att driva den angelägna och nödvändiga e-utvecklingen. Därför är samverkan nödvändig och önskvärd.

Vinnova har finansierat en guide för Effektiv regional e-utveckling. Den ger kunskap, råd och tips om hur man driver e-utveckling tillsammans, t ex i en region.

Guiden finns att ladda ner på:

http://www.regionjonkoping.se/web/Effektiv_e-utveckling.aspx

Hittat av Bertil Thunberg (medförfattare till guiden)
http://www.evernet.se

Sämre ordförråd med iPad i undervisningen??

Kommer datorers och läsplattors intåg i skolan medföra att den nya generationens ordförråd minskar jämfört med vår generation?
Den menar en brittisk studie. Barn som växer upp med datorer och mobiltelefoner riskerar att få ett sämre ordförråd tror brittiska forskare. – De ord de (barnen) ser är visuella och inte verbala, så det är mycket troligt att det kommer sluta med att de lär sig färre ord.

Enligt de engelska forskarna är våra hjärnor programmerade att lära sig nya ord när vi hör dem användas i tal och studien visade att lyssnandet, repeterandet och konversationen är tre helt avgörande element när det kommer till att lära sig språk.

”– När du ska lära dig ett nytt ord så börjar du med att höra det uttalas av någon annan, sen tränar du på att själv uttala det tills det blir rätt, säger Marco Catani.”

”Men i takt med att människor i dag lägger allt mindre tid på att kommunicera med varandra verbalt får dagens barn vända sig till internet, mobiltelefoner och paddor för ny kunskap, enligt Catani.”

Detta är något väl värt att tänka på när man tar fram nya pedagogiska verktyg för datorer i skolan!

Källa: http://www.svt.se/nyheter/vetenskap/mindre-ordforrad-vantar-ipad-generationen

iPAD-skolor på försök i Holland – start för en ny era i undervisning?

Elva skolor i holländska Breda kommer att förse cirka 1 000 elever i åldrarna 4-12 år med iPAD. De kommer att bli ”Steve Jobs schools”. Undervisningen kommer att förändras helt och bygga på de appar som finns att ladda ner från AppStore.

”There will be no blackboards, chalk or classrooms, homeroom teachers, formal classes, lesson plans, seating charts, pens, teachers teaching from the front of the room, schedules, parent-teacher meetings, grades, recess bells, fixed school days and school vacations.”

Skolorna kommer att vara öppna alla dagar utom jul och nyår, mellan 7:30 till 18:30. Eleverna får komma och gå som de vill så länge de är närvarande mellan kl 10:30 – 15:00.

Elevernas utbildningsplaner ska bestämmas av eleverna själva tillsammans med föräldrarna och lärarna. Lärarnas roll förändras till att bli mer coachande.

Det ska bli intressant att följa försöket i Breda och se om det ger bättre kunskap. Det kanske är det första steget mot det digitala klassrummet?
När kommer Google med sitt motdrag??

Källa: IDG
http://www.spiegel.de/international/europe/new-ipad-schools-in-holland-hope-to-revolutionize-education-a-907936.html
http://www.macrumors.com/2013/07/02/dutch-officials-set-to-open-11-ipad-only-steve-jobs-schools-for-children/

I Turkiet satsar man på läsplattor till alla elever – Faith-projektet

Enligt Dagens Industri den 20 maj ska 17 miljoner elever utrustas med egna läsplattor senast år 2015. Svarta tavlor och kritor ersätts med ny teknik. Totalt berör det 42.000 skolor och 620.000 klasser!

Enligt den officiella hemsidan beräknas projektet kosta 5 miljarder dollar, motsvarande 33 miljarder kronor.

Mer information finns på http://fatihproject.com/

Undrar hur satsningen ser ut på pedagogik-utveckling och lärarnas utveckling??